Solo-Mitarbeiter im Salon
Hat seinen eigenen persönlichen Instagram. Kunden schreiben direkt dem Mitarbeiter, der Bot trägt sie ins Salon-CRM ein.
// case
pilotadmin.com
PILOT
MCP-Server für einen AI-Assistenten
SaaS für die Buchungsautomatisierung über Instagram Direct
⏱ 2 Jahre👤 Solo full-stack + AI🌍 SaaS · Booking automationDemo auf Anfrage
Kontext
Pilot — SaaS für Unternehmen, die Buchungen über Instagram Direct entgegennehmen: Beauty-Salons, Barbershops, Kliniken, Trainer, Berater, Tutoren, Spezialisten. Inhaber verbinden ihren Instagram, der AI-Assistent fängt DMs von Kunden ab — chattet, berät, bucht Termine, legt Kunden im CRM an, verschiebt, storniert.
Die Plattform unterstützt Netzwerke mit mehreren Standorten und dutzende Mitarbeiter mit eigenen Service-Sets.
Meine Rolle: solo full-stack + AI — von der Architektur bis in die Produktion. Ein Entwickler für den ganzen Stack: Backend, MCP-Layer, Integrationen mit CRM/Instagram/Google Calendar/Telegram, Infrastruktur, Deployment.
Problem
Vor Pilot habe ich als Media Buyer gearbeitet und sah dasselbe Problem bei Business-Kunden: Manager verlieren Leads.
- →Antworten in 30 Min – 2 Stunden → der Kunde hat schon andere gefunden
- →Werden müde, brennen aus, verlieren den Überblick im Plan
- →Ein guter Manager ist teuer — ab $600/Monat. Für einen Standort braucht es oft 1–3 Manager je nach Volumen, also realistisch $600–1800/Monat
Für Kleinunternehmen rechnet sich das oft nicht. Der Inhaber zahlt entweder für einen mittelmäßigen Service oder sitzt selbst im Direct, statt sich um sein Geschäft zu kümmern.
Fähigkeiten
Technisch — ein MCP-Server mit 8 Production-Tools, die der LLM-Agent für echte Aktionen im CRM aufruft.
- Kunde im CRM registrieren
- Verfügbare Termine finden (nach Datum / Mitarbeiter / Standort)
- Termine erstellen, verschieben, stornieren
- Besuchshistorie des Kunden (für Upsell von Haupt- und Zusatzleistungen)
- Top der beliebten Services und Mitarbeiter
- Eskalation an einen Manager via Telegram in kritischen Situationen — der Manager geht direkt in den Chat und antwortet selbst
- Kill-Switch für den Bot bei Ausfall oder Beschwerde
Deployment-Flexibilität
Das System skaliert von einem einzelnen Spezialisten bis zu einem Salon-Netzwerk — mit derselben Codebase.
Solo-Freelancer (kein Salon)
Selbstständiger, der allein arbeitet. CRM ist nicht nötig — der Bot bucht direkt in Google Calendar, der mit Apple Kalender synchronisiert.
Ein Salon
Integration mit CRM + Kalendern aller Mitarbeiter. Der Bot kennt die Pläne und das Skill-Set jedes Einzelnen.
Salon-Netzwerk
Mehrere Standorte unter einer Marke, eigenes CRM, eigene Mitarbeiter, eigene Preise pro Standort. Selbst bei großem Volumen behält der Assistent alle Spezialisten jedes Standorts im Kopf, welche Services jeder von ihnen anbietet, Pläne und Preise — und navigiert flüssig dank intelligentem Kontext.
// system
Architektur
data flow
DM → CRM
live
Instagram Direct
customer DM
webhook
Meta Graph API
Multi-tenant Backend
FastAPI · Flask · async
Per-tenant
storage
LLM Agent
function calling · vision
MCP Server
8 production tools
CRM
booking
Google Calendar
slots
Telegram Bot
escalation
final testing
Harte Probleme
Multimodalität im lebendigen Dialog
Kunden schicken nicht nur Text — ein Referenzfoto, eine Sprachnachricht „buch mich für morgen", ein Video vom letzten Haarschnitt. AI muss das alles zusammen verstehen und sinnvoll antworten.
Lösung → Async-Media-Verarbeitungspipeline auf Basis eines vision-fähigen LLM — für den Agent sieht der Eingabestrom wie ein einziger multimodaler Feed aus.
Multi-Tenant mit dynamischem Kontext pro Kunde
Ein einziges Backend bedient dutzende unabhängige Unternehmen. Ein universeller Agent muss für einen Barbershop, ein Nagelstudio und ein Salon-Netzwerk gleichzeitig funktionieren — mit ihrem realen Katalog von Services, Mitarbeitern und Preisen.
Lösung → Volle State-Isolation per Tenant + Tool-Schema-Generator, der für jeden Kunden ein kontextuelles MCP-Tools-Schema aus aktuellen CRM-Daten baut.
Lebendiger Mensch übernimmt den Dialog
Manchmal öffnet der Inhaber Instagram manuell und beginnt selbst, dem Kunden zu antworten. Wenn AI parallel weitermacht — Katastrophe: zwei Antworten, Verwirrung, Kunde weg.
Lösung → „Mensch hat übernommen"-Detektor — der Bot pausiert vorübergehend für diesen Chat und kehrt mit aktualisiertem Kontext zurück, sobald der Mensch wieder geht.
Eine Antwort auf eine Serie kurzer Nachrichten
Echte Menschen schreiben keine eine lange Nachricht. Sie schicken „Hi", dann ein Foto, dann „ich möchte einen Termin", dann „für morgen" — innerhalb von 15 Sekunden, in einzelnen Blasen. Die meisten Bots antworten auf jede einzeln — der Dialog wird schizophren.
Lösung → Pilot wartet, bis der Kunde fertig getippt hat, gruppiert die ganze Serie (Text + Medien + mehr Text) in einen logischen Zug und antwortet mit einer klaren Nachricht — wie es ein Mensch tun würde.
Tech Stack
Backend / runtime
Python 3.11FastAPIFlaskUvicornGunicornasyncio + uvloopaiohttphttpxPydantic
AI / LLM
LLM with function callingMultimodal vision APIMCP Protocol (Anthropic SDK)Cloud AI provider
Frontend
React 19TypeScriptViteTailwind 4shadcn/uireact-day-pickermobile-firstiOS-Optimierung
Integrationen
Meta Graph APIAltegio API + webhooksGoogle Calendar APITelegram Bot APIOAuth 2.0JWT (PyJWT)
Infrastruktur
SQLite (per tenant)DockerNginxWebSocketsMQTTcryptography
Was es dem Business gibt vs. einem Live-Manager
Das Produkt ist gerade in der finalen Testphase — unten ist das Wertversprechen vs. einen Menschen einzustellen.
| Parameter | Mensch | Pilot |
|---|---|---|
| Monatliche Kosten | $600-1800 für 1-3 Manager pro Standort | $120 pro Salon |
| Antwortzeit | 30 Min – 2 Stunden | < 5 Sekunden |
| Parallelität | 1 Konversation gleichzeitig | unbegrenzt parallel |
| Arbeitszeit | 8-12 Stunden, 5 Tage | 24/7 ohne Pausen |
| Skript-Qualität | schwankt, hängt von der Stimmung ab | stabil, wird zentral aktualisiert |
| Burnout / Kündigungen | hohe Fluktuation, ständige Einarbeitung | keine |
| Kundenerinnerung | vergisst | volle Besuchs- und Zusatzleistungs-Historie |
| Skalierung | +1 Standort → +1 Manager | +1 Standort → 0 zusätzliche Kosten |
Monatliche Kosten
Mensch
$600-1800 für 1-3 Manager pro Standort
Pilot
$120 pro Salon
Antwortzeit
Mensch
30 Min – 2 Stunden
Pilot
< 5 Sekunden
Parallelität
Mensch
1 Konversation gleichzeitig
Pilot
unbegrenzt parallel
Arbeitszeit
Mensch
8-12 Stunden, 5 Tage
Pilot
24/7 ohne Pausen
Skript-Qualität
Mensch
schwankt, hängt von der Stimmung ab
Pilot
stabil, wird zentral aktualisiert
Burnout / Kündigungen
Mensch
hohe Fluktuation, ständige Einarbeitung
Pilot
keine
Kundenerinnerung
Mensch
vergisst
Pilot
volle Besuchs- und Zusatzleistungs-Historie
Skalierung
Mensch
+1 Standort → +1 Manager
Pilot
+1 Standort → 0 zusätzliche Kosten
Preise
Was kommt als Nächstes?
Das ist einer meiner Cases. Der Rest ist auf der Hauptseite.